Nous sommes à la recherche d'une assistante gestion et administrative pour notre agence de Morangis.

La personne aura pour principales missions :

Gestion du personnel :

- Saisie de tous les éléments relatif à la paie ;
- Formalise les demandes de personnel intérimaire émis par l'exploitation en binôme avec la chargée de recrutement ;
- Saisie des pointages du personnel organique et des intérimaires ;
- Assure en binôme avec la chargée de recrutement les prolongations des contrats intérimaires ;
- Gérer les demandes de voyage du personnel ;
- Gérer la planification des formations en agence et documents associés ;
- Saisit et suit dans SIOUX des habilitations/formations, visites médicales du personnel organique et intérimaire ;

Gestion :

- Créer et suit les projets dans SIOUX en liaison avec la responsable administrative et gestion ;
- Saisit la production dans les affaires ;
- Assure le suivi et le lettrage des FAE (Facture à Emettre) ;
- Emet et/ou réceptionne les factures internes ;
- Justifie les FAE et FAR à chaque clôture semestrielle ;
- Prépare mensuellement les résultats par projet ;

Suivi administratif :

- Procède à l'archivage de l'ensemble des documents ;
- Peut constituer les dossiers des appels d'offre (constitution des dossiers administratifs, archivages…) ;

Achat – Fournisseurs :

- Suit les demandes d'ouvertures de comptes fournisseurs ;
- Suit les contrats de sous-traitance et prestataires de service ;
- Collecte et contrôle les documents obligatoires ;
- Saisie les commandes et les réceptions ;
- Traite les factures (rapprochement (BC/BL, contrôle de mentions obligatoires..) ;
- Transmet les éléments de facturation au service fournisseurs du siège pour mise en règlement ;
- Contrôle et enregistre les factures des sociétés d'intérim ;

Clients : .

- Demande une enquête de solvabilité pour les nouveaux clients auprès des services du siège et assure le suivi de l'information ;
- Réalise la création de compte client dans SIOUX ;
- Collecte les éléments de facturation auprès des différents responsables ;
- Relance les clients et fait le lien avec le service client du siège.

(liste non exhaustive et évolutive)


Horaires de travail : du lundi au vendredi 8h30-17h00 avec une heure de pause le midi