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Moteur de recherche d'offres d'emploi ORTEC

Assistante de Gestion H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

POURQUOI NOUS REJOINDRE?

Être présent tout au long du cycle de vie des projets, c'est ce qui fait l'originalité du modèle économique d'Ortec.

De la conception à la réalisation, jusqu'à la maintenance des installations, notre périmètre d'activité s'étend à toutes les phases : un cas de figure unique pour une entreprise de taille intermédiaire !

Le Groupe Ortec est fort de métiers multiples, sur quatre continents, et aussi d'une diversité assumée, d'expertises qui s'interconnectent, de passerelles qui se forment et de synergies qui s'opèrent…

Cette approche singulière nous différencie et nous permet de délivrer des prestations sur-mesure tout en nouant des relations durables et privilégiées avec nos clients.

Les femmes et les hommes : leurs compétences, leurs expertises et leur expérience constituent la richesse du groupe Ortec.  

Description du poste

Descriptif

Gestion du personnel :
• Saisit les notes de frais validées par le chef d'agence
• Saisit les pointages validés par le chef d'agence

Gestion :
• Crée et suit les projets dans SIOUX en liaison avec le/la responsable administratif(ve) et de gestion
• Saisit le carnet de commande dans sioux
• Saisit la production dans les affaires
• Emet et/ou réceptionne les factures internes
• Justifie les FAE et FAR à chaque clôture semestrielle sous la supervision du/ de la responsable administratif(ve) et de gestion
• Prépare mensuellement les résultats par projet

Suivi administratif :
• Procède à l'archivage de l'ensemble des documents
• Peut constituer les dossiers d'appels d'offre (constitution des dossiers administratifs, archivage…)
• Retire les AO en lien avec le chef d'agence et assure le suivi du planning de remise des offres

Matériel :
• Saisit et suit dans SIOUX l'ensemble des contrôles réglementaires des matériels
• Communique avec les services concernés du siège (juridique et matériel) lors de la location de matériel roulant
• Gère les documents administratifs des matériels, de sa réception à sa restitution


Achats - Fournisseurs :
• Saisit les demandes d'ouverture de comptes fournisseurs
• Saisit les réceptions de commandes
• Traite les factures (rapprochement BC/BL, contrôle des mentions obligatoires…)
• Transmet les éléments de facturation au service fournisseur du siège pour mise en règlement
• Assure l'interface avec les fournisseurs de l'agence (gestion contrats, Syndic, …)
• Suit les demandes émises auprès du service achat du siège (cartes carburant, téléphones portables, contrats EDF,…)
• Contrôle et enregistre les factures des sociétés de travail temporaires

Clients :
• Réalise la création des comptes clients dans sioux
• Collecte les éléments de facturation auprès des différents responsables
• Etablit et suit la facturation courante
• Envoie et classe les factures client
• Renseigne dans SIOUX les motifs de retards et actions 2 fois par mois

Sécurité Santé Environnement Qualité
• Enregistre les audits dans base HSE
• Enregistre les remontées de situation dangereuse et actions correctives
• Applique la politique et les objectifs QHSE de l'agence
• Respecte les exigences QHSE de l'agence et du groupe
• Propose des actions d'amélioration et des actions correctives
• Contribue à la satisfaction des clients

Description du profil

Titulaire d'une formation de niveau BAC+2 à BAC+3 orientée : GESTION/ADMINISTRATION/COMPTABILITÉ, vous justifiez impérativement d'une expérience réussie de 4 ans minimum sur un poste similaire pour être rapidement opérationnel(le) ; de même qu'une très bonne maitrise de l'outil Excel (fonctions avancées). Vous avez également de réelles notions et/ou prédispositions pour calculer et interpréter certains indicateurs de gestion.

Métier

Administration / Services généraux - Secrétaire / Assistant

Intitulé du poste

Assistante de Gestion H/F

Statut

Agent Maitrise

Contrat

CDI

Profil recherché

Niveau d'études min. requis

Bac+2

Spécialisation

Contrôle de Gestion

Expérience souhaitée

Plus d'un an d'expérience

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Midi-Pyrénées, Tarn et Garonne (82)